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働き方改革に効果的!メール共有化のススメ

働き方改革に効果的!メール共有化のススメ

サイボウズのグループメーラー「メールワイズ」

メール対応が属人化していたために対応漏れからのクレームといったことはありませんか?
担当者が出張中に取引先からの急ぎのメール。対応が遅れてクレームといったことを防ぐためには部署内でのメールの共有化が効果的です。

しかし、通常のメールソフトは個人のユーザーがメールの送受信や閲覧をするためのツールですので、複数の人で共有するのには向いていません。仮に他の人がそのメールを見たとしても対応しているのかどうかもわからない状況だと思います。

また、会社への問い合わせ用の代表メールアドレスなどは、誰かが対応しているのかどうかがわからずに放置されたり、口頭での確認に時間がかかって対応が遅れたりしていないでしょうか? せっかくのホームページ経由の問い合わせを無駄にする結果になっているかもしれません。

顧客からの質問やクレームなど、企業として迅速かつ正確に対応しなければならないメールは、チームでメールの対応状況を共有して処理する必要があります。
そのようにチームでおこなうメール対応を可能とするのが、サイボウズの「メールワイズ」です。

メールワイズはグループメーラーです。例えば問い合わせや予約など、大量のメールを個人のメールソフトでやり取りすると、ほかのメールに埋もれてしまい対応漏れが生じる恐れがあります。

そこでメールワイズを使えば複数の担当者で大量のメールを共有して対応を分担することができます。
またメールの一覧画面で処理状況が確認できるので、二重対応や対応漏れを防ぐこともできます。
メールの担当者や確認者(次の処理者)を確認でき、担当者間でメール対応が偏ってしまうことも防げます。
担当者が不在の場合でも、代わりの担当者が同じように対応することができるようテンプレート機能が用意されており、誰でも適切な対応がスピーディに行えるのでメール対応の品質を保つことができます。

このような課題を解決します

共有メールアドレス宛に届く問い合わせなどの大量のメールに適切に対応できておらず、ビジネスチャンスを逃してしまう・・・

メールワイズを使えば共通の受信トレイ上で素早く担当者を振り分けられ、担当者が確実かつスピーディに対応できます。
また他のメンバーの対応状況もひと目で分かるので、混乱しがちな社内のコミュニケーションコストを省くことができます。

子供の病気で急に出勤できなくなったため、お客様からのメール対応ができず心配・・・

他のメンバーのメールや電話履歴を参照できるので、担当者が不在でも誰もが質の高い対応ができます。
クラウド型グループメーラーなので在宅勤務でも利用できます。

外出が多く顧客からの大量のメールに対応できないためアシスタントが対応しているが、対応の品質が心配・・・

定型の文章やよく案内する文章はテンプレート化することで誰でも適切かつ効率よくメール対応ができます。
スマートフォンアプリを使えば外出先で素早く受信メールをチェックでき、アシスタントメンバーに簡易返信や代理対応の指示ができます。

メールワイズの特徴

大量のメールに適切に対応できる

複数の担当者でメールを共有できるので、大量のメール対応を確実かつ効率的に行えます。
大量メールもラクラク処理

業務を標準化して対応のばらつきを解消

テンプレート機能を使って誰でも適切な対応がスピーディにできます。
担当者が不在でも、代わりの担当者が同じように対応することができ、メールの品質を保つことができます。メール業務の標準化がお客様の信頼を得ることにもつながります。
テンプレートで誰でも同じ対応を

履歴や顧客情報が活用できメール対応の質を維持

「アドレス帳」に顧客の特長などを登録しておくことで、別の担当者や新しい担当者がその項目を見て適切に対応できます。
また「対応履歴」と併せて活用すれば、お客様を待たせることなくスムーズに対応できます。
メールの質を保ったままで顧客対応を

メールの二重対応、対応漏れ、誤送信も防止できる

メールの一覧画面で処理状況が確認できるので、二重対応や対応漏れを防ぐことができます。
また、テンプレートに担当者名や会社名、現在の日付等を自動で挿入できる機能もあるので、誤送信を防ぐこともできます。
二重対応や漏れがなくなる

メール共有や管理のよくあるトラブルを解消

メールワイズについて詳しくはこちら
https://mailwise.cybozu.com/

グループメーラーは業務効率化に直結するツールです

グループメーラー自体が話題として取り上げられることは多くありませんが、このように業務効率化に直結するツールとなっています。
現在のやり取りは電話よりもメールでのやり取りが増えてきていると思います。
営業中や出張中、休みのときなどの問い合わせメール。他の人が代わりに迅速に対応ができることがお客様のためになることはもちろん、自分自身の働き方を変えていくことになると思います。

このメールワイズ、30日間のお試しができるようになっていますので、興味を持った方はぜひ試してみてください。

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